Cos'è il sistema di segnalazione (whistleblowing)?

Il “sistema di segnalazione” c.d. whistleblowing, è uno strumento che consente ai soci, ai prestatori d’opera (ad es. dipendenti, stagisti, tirocinanti, collaboratori, ecc…) o terze parti (ad es: fornitori, consulenti, ecc…) di segnalare, in modo riservato, eventuali illeciti o sospetti tali, riscontrati durante il periodo del rapporto.

Chi può fare le segnalazioni (persona segnalante - whistleblower)?

Possono fare la segnalazione coloro che sono soci o prestano la propria opera per la Società Umanitaria a qualsiasi titolo e livello, quali, ad esempio, i lavoratori subordinati, i lavoratori autonomi, i titolari di un rapporto di collaborazione, i lavoratori o i collaboratori di appaltatori o fornitori, i liberi professionisti e i consulenti, i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti.  La persona segnalante è tutelata dalla normativa. Per ulteriori informazioni ti consigliamo di leggere la “procedura per le segnalazioni di illeciti e irregolarità”, disponibile in questo sito.

Cosa può essere segnalato?

La segnalazione contiene informazioni su quei comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità di un’amministrazione pubblica o della Società Umanitaria e che, tra gli altri, possono consistere in illeciti amministrativi, contabili, civili o penali, condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, o violazioni del Modello di Organizzazione e Gestione della Conformità  e/o del Codice Etico adottato dalla Società.

Le informazioni oggetto  della segnalazione ricomprendono anche i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nella Società Umanitaria nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.

Non devono essere oggetto di segnalazione lamentele di carattere personale del segnalante o rivendicazioni/istanze che rientrano nella disciplina del rapporto di lavoro o rapporti col superiore gerarchico o colleghi, per le quali occorre fare riferimento all’Ufficio Risorse Umane con le modalità stabilite.

Quando possono essere fatte le segnalazioni?

Oltre che in costanza del rapporto giuridico che le legittima, le segnalazioni possono essere fatte:

a)         quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;

b)         durante il periodo di prova;

c)         successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

Come posso inviare una segnalazione?

Il sistema Segnalazioni.net prevede due modalità che possono essere scelte liberamente da chi vuol fare una segnalazione.

Utente Registrato: crei un account tramite il quale accedi con username e password (scelte da te) alle tue segnalazioni. In questo caso la tua identità è disponibile al Responsabile delle Segnalazioni, ma è separata dalla segnalazione e nascosta.

Utente non registrato: crei la segnalazione e accedi ad essa tramite i codici rilasciati dal sistema. Custodisci con cura il codice e la password perché in caso di smarrimento non avrai più accesso alla tua segnalazione. Se hai indicato nome e cognome, la tua identità resterà nascosta ma accessibile solo al Responsabile delle Segnalazione.

In caso di segnalazione anonima?

Se hai preferito restare anonimo, quale utente non registrato, non indicare riferimenti che potrebbero far risalire alla tua identità. Se alleghi dei file, ricorda di verificare che non contengano riferimenti alla tua identità, anche all’interno dei metadata. Se richiesto dal Responsabile delle Segnalazioni, potrai comunicare la tua identità, successivamente, tramite l’area messaggi. Per ulteriori dettagli ti consigliamo di leggere la Procedura per le segnalazioni di illeciti e irregolarità disponibile in questo sito.

Da chi e come viene gestita la mia segnalazione?

La segnalazione viene gestita dal Responsabile delle Segnalazioni. Per ulteriori dettagli ti consigliamo di leggere la Procedura per le segnalazioni di illeciti e irregolarità disponibile in questo sito.

Come posso verificare l'andamento della mia segnalazione?

Se sei un utente REGISTRATO o hai indicato l’indirizzo email come UTENTE NON REGISTRATO, riceverai una notifica via email nel caso in cui il Responsabile voglia richiederti ulteriori informazioni o chiarimenti. Se non ricevi notifiche, verifica anche nella casella dello spam. Ad ogni modo ti consigliamo di accedere periodicamente alla tua segnalazione per verificare direttamente se hai delle richieste o semplicemente per consultare lo stato di lavorazione. Ti ricordiamo, per motivi di riservatezza, di non utilizzare un indirizzo di posta aziendale.

Come posso integrare la segnalazione?

Dopo aver inviato la segnalazione puoi integrarla, accedendo alla segnalazione stessa e inserendo un messaggio nell’area “messaggi”.

Come viene gestita la mia identità?

Le segnalazioni e l'identità della Persona Segnalante (Whistleblower) sono altamente riservate; Il software nasconde l’identità del segnalante. L'accesso all'identità del segnalante è comunque concesso esclusivamente al Responsabile delle Segnalazioni, tramite una procedura di sicurezza, che registra l'accesso all'identità, con richiesta della motivazione. Nel caso in cui il responsabile abbia visualizzato la tua identità, verrai informato dalla piattaforma tramite un avviso. Il sistema non utilizza sistemi di log che consentano di risalire all’identità di chi invia una segnalazione.